Perché un centro medico dovrebbe adottare i totem multifunzione per il ritiro referti

L'adozione dei totem per il ritiro dei referti rappresenta una scelta in grado di semplificare enormemente la quotidianità sia dei pazienti sia del centro medico stesso. Partendo dalle criticità di un’organizzazione amministrativa di stampo tradizionale, ci proponiamo di mettere a fuoco i possibili benefici conseguenti a questo genere di investimento in innovazione.

Con il PNRR e l’annuncio della trasformazione digitale della Sanità, i cittadini auspicano di potersi curare con meno disagi. Tuttavia, quanto accade ogni giorno in molte strutture sanitarie, persino quelle private, è il segno che la rivoluzione annunciata necessita di tempo per potersi dire completata. Con il banco delle reception costantemente affollato e il personale amministrativo sopraffatto dal flusso continuo di richieste di referti, molti pazienti sono costretti ad attendere per svolgere le loro pratiche o ottenere i propri documenti. In breve, l’esperienza dei pazienti  non potrebbe che essere descritta come caotica e inefficace.

Il rischio di un rapporto teso con i pazienti è la loro fuga verso realtà sanitarie più innovative e organizzate. Tuttavia, vi è anche l’eventualità che le frustrazioni dei pazienti travalichino i confini della comunità locale attraverso i social. Nel mondo parallelo in cui tutti gli utenti hanno voce, le aziende di qualsiasi settore si giocano la partita della “reputation” a suon di commenti e recensioni. Il settore sanitario non fa eccezione.

Riassumendo, le principali criticità che emergono da una mancata innovazione organizzativa all’interno di un centro medico sono:

• patient experience insoddisfacente
• dipendenti in sovraccarico
• perdita di reputazione
• anacronismo rispetto al complessivo (e auspicato dai pazienti) sviluppo del settore Sanità (come indicato dal PNNR Missione Salute)

Cosa cambia con l’installazione di un Totem ritiro referti

Concettualmente, un dispositivo che funge da punto di incontro tra la realtà sanitaria e i pazienti porta vantaggi a entrambi i soggetti coinvolti. E difatti, i totem multifunzione consentono ai pazienti di svolgere le proprie attività di prenotazione, accettazione e ritiro documenti in modo autonomo e rapido, migliorando anche l’operatività della struttura, rendendola più efficiente e meno costosa.

Una volta installato, un totem per il ritiro referti e per le accettazioni libera risorse umane, riduce i tempi di attesa e contribuisce a minimizzare gli errori umani associati alla consegna manuale dei documenti.

Inoltre, snellisce o azzera le code e alleggerisce il carico di lavoro del personale amministrativo di front e back-office, che può così concentrarsi su compiti più critici e complessi.

D’altro canto, offrendo un modo rapido, conveniente e sicuro per accedere alla propria documentazione, i totem ritiro referti contribuiscono a migliorare l’esperienza complessiva dei pazienti presso il centro medico. Non di secondaria importanza, è la semplicità d’uso, in considerazione del fatto che gli assistiti non sono tutti allo stesso livello di alfabetizzazione digitale.

Se la location naturale di un totem ritiro referti è all’interno della propria sede medico/ambulatoriale, inoltre, va considerato che nulla vieta l’installazione in un’area esterna, come un vicino centro commerciale, per esempio. Questa strategia consente ai cittadini di pagare i ticket, seguire l’avanzamento della propria pratica e ritirare i referti senza mai doversi recare fisicamente nella struttura.

Dunque, il totem ritiro referti diventa l’elemento cruciale nella costruzione di una patient-experience  pienamente soddisfacente.

Totem ritiro referti: il nodo della privacy e della cyber security

Due aspetti importanti dei totem per il ritiro dei referti sono la privacy e la sicurezza dei dati dei pazienti. Alcuni prodotti sul mercato utilizzano l’autenticazione tramite codice PIN o tecnologie di crittografia avanzate. I Kiosk 24/7 di Maps Healthcare, per esempio, verificano i dati del paziente identificandolo attraverso la tessera sanitaria, grazie ai lettori di chipcard e/o scansione di codici a barre. Solo in questo modo il referto viene associato al paziente, prelevato dalla repository documentale del webservice del centro medico e messo a disposizione del cliente come file da stampare o da scaricare in una chiavetta USB.

Innovare la propria azienda sanitaria con l’uso di totem ritiro referti e accettazioni, dunque, è un modo semplice e veloce per ottenere numerosi vantaggi, a cascata, su dipendenti e pazienti. Parlando con la sua vicina di casa, Agnese direbbe: “Un centro medico all’avanguardia! Te lo consiglio caldamente”.