Una delle sfide principali del sistema sanitario è una gestione efficace delle liste d'attesa, garantendo contemporaneamente una pianificazione ottimale degli appuntamenti, una riduzione dei tempi e un’ottimizzazione delle risorse disponibili.
La lista delle prenotazioni è un prezioso strumento per ottimizzare il programma giornaliero della pratica medica che deve essere mantenuto aggiornato e accessibile. Per affrontare questa sfida, l’adozione di soluzioni tecnologiche avanzate può giocare un ruolo fondamentale, facilitando una gestione più agile e precisa delle liste d’attesa, garantendo che il team di amministrazione abbia sempre accesso alle informazioni aggiornate.
Inoltre, per limitare il no show, ovvero la mancata presenza agli appuntamenti, è buona norma implementare strategie di prenotazione multiple, che prevedono anche l’invio di notifiche per ricordare l’approssimarsi dell’evento. Sono un valido metodo per evitare lo spreco di risorse limitando i periodi di inattività non preventivati, avendo un’operatività sempre a pieno regime.
Per avere una gestione efficiente delle liste di attesa in un contesto così complesso come è quello ospedaliero, è fondamentale adottare soluzioni organizzative e tecnologiche in grado di rispondere alle esigenze sia dei pazienti sia del personale sanitario. Ecco alcuni accorgimenti che possono risultare particolarmente utili.
Passare dalla carta alla modulistica digitale consente di ridurre notevolmente il tempo trascorso dai pazienti o dal personale amministrativo a compilare documenti. Si possono predisporre moduli online che permettono alle persone di fornire le informazioni necessarie, limitando gli errori e semplificando i flussi di lavoro per l’amministrazione.
Ciò non solo garantisce un’esperienza fluida al paziente, perché semplifica l'intera patient experience, riducendo sia il tempo per ottenere un appuntamento sia la permanenza in sala d'attesa. A tal fine, ci si deve assicurare che ai moduli digitali si possa accedere sia da computer sia da dispositivi.
Per le procedure di prenotazione nelle strutture convenzionate con assicurazioni private, sarebbe utile utilizzare una piattaforma che consenta ai pazienti di verificare facilmente la copertura. È anche fondamentale che l’applicazione usata permetta di ricevere una conferma automatica una volta che una visita è programmata e che invii avvisi in prossimità della data dell'appuntamento.
Per migliorare le procedure di gestione delle prenotazioni è necessario dar vita a processi che consentono lo svolgimento delle operazioni quotidiane senza difficoltà. Nel mondo digitale, avere flussi di lavoro efficienti vuol dire poter disporre di una piattaforma completa di cartella clinica elettronica, gestione delle attività quotidiane e patient journey che si integrano perfettamente all'interno dello stack tecnologico sanitario.
Tali soluzioni riducono al minimo la quantità di tempo speso per le pratiche amministrative, liberando risorse per concentrarsi sui pazienti che vedono ridurre il tempo trascorso aspettando. Queste risorse includono le procedure per la gestione interna della prenotazione, funzionalità di rooming per spostare i pazienti senza problemi e i citati promemoria automatizzati per informare le persone degli imminenti appuntamenti.
Anche procedure che prevedono più opzioni di pagamento e funzionalità di paperless possono contribuire a migliorare l'efficienza operativa e ridurre i tempi di attesa. Diminuendo il tempo necessario per riscuotere i pagamenti, si può accelerare il processo di accoglienza dei pazienti e limitare i tempi di attesa complessivi. Non solo. Un processo di fatturazione ottimizzato ha il vantaggio di ridurre i costi di gestione delle pratiche. Più si rende facile per i pazienti pagare le fatture, meno tempo dovrà spendere il team di amministrazione per i processi di raccolta.
Anche l’intelligenza artificiale (IA) ha il potenziale di migliorare la gestione delle prenotazioni nelle strutture sanitarie, ottimizzando le operazioni, migliorando l'efficienza e potenziando l'assistenza ai pazienti.
Ci sono diversi modi in cui l'IA può contribuire a ottenere migliori procedure di gestione delle liste di attesa. Può, per esempio, analizzare i dati dei pazienti per prevedere la domanda di cure, consentendo una pianificazione degli appuntamenti più efficiente e un'allocazione delle risorse più efficace. Ciò riduce le assenze e le cancellazioni tardive, liberando spazio per altri pazienti. Ma permette anche di allocare meglio il personale disponibile e ottimizzare l’uso delle attrezzature. Tramite l’IA si può poi avere una personalizzazione dell'assistenza. Infatti, l’analisi dei dati dei pazienti permette di identificare esigenze e preferenze individuali, personalizzando i piani di trattamento e riducendo la necessità di procedure non necessarie.
Analogamente, l'IA automatizza il triage dei pazienti, la pianificazione degli appuntamenti e altre attività, permettendo al personale di dedicare più tempo all'assistenza diretta alle persone. Le procedure di gestione delle liste d'attesa dei pazienti rivestono un ruolo critico nell’ottimizzare le operazioni della pratica sanitaria e nel migliorare la soddisfazione delle persone. Utilizzando strategie e soluzioni tecnologiche innovative, è possibile ridurre significativamente i tempi di attesa e garantire una positiva patient experience lungo tutto il ciclo di cura.