Gestione ambulatorio: come rivoluzionarla con i software giusti

Una parte importante del successo di un ambulatorio sta nella sua gestione: riuscire ad assicurare un accesso fluido, avere le informazioni del paziente in tempo reale e sempre sotto mano e limitare le attese sono aspetti importanti quanto il tempo dedicato alla cura. 

Sono diverse le azioni da adottare per raggiungere una gestione ottimale di un ambulatorio, e passano sicuramente da processi di digitalizzazione e ottimizzazione. Vediamole insieme.

Gestione agenda e riduzione dei no show

Uno degli aspetti che permette di migliorare la patient experience nella gestione di un ambulatorio riguarda l’organizzazione dell’agenda degli appuntamenti: non è banale riuscire a incrociare le disponibilità dei pazienti con quelle delle persone presenti nella struttura e che possono fornire la giusta assistenza.

Avere un’applicazione che distingue i bisogni dei pazienti indirizzando questi ultimi a una rosa di professionisti in grado di rispondere alle esigenze di chi si rivolge all'ambulatorio accorcia le liste d’attesa e rende più fluido l’accesso.

L'importanza dei no show e delle cancellazioni è un aspetto cruciale da considerare. Questi fenomeni comportano infatti una serie di conseguenze negative, sia per gli ambulatori sia per i clienti. Innanzitutto, i no show e le cancellazioni rappresentano una perdita economica per le aziende sanitarie, che dedicano risorse e tempo per preparare e organizzare appuntamenti e incontri che poi vengono disattesi. Inoltre, i no show e le cancellazioni possono causare anche un disguido nella pianificazione delle risorse umane, con possibili sovraccarichi di lavoro per alcuni dipendenti o la necessità di riorganizzare le attività.

Pertanto, digitalizzare le interazioni può contribuire a ridurre i no show e le cancellazioni, offrendo soluzioni di prenotazione online, promemoria automatici e facilitando la gestione degli appuntamenti per entrambe le parti coinvolte.

L’importanza di un applicativo integrato

Con la digitalizzazione della sanità, tutti gli ambulatori utilizzano sistemi gestionali più o meno strutturati. Tra i problemi principali, la loro frammentarietà: lo stesso ambulatorio può utilizzare un software per gestire la parte clinica e un altro per quella contabile.

Sebbene apparentemente questa soluzione sembri non presentare problemi (le diverse aree sono coperte), la difficoltà sorge nel mancato interscambio tra i dati.

La stessa persona avrà infatti alcuni dati clinici e altri amministrativi, che andranno inseriti in due programmi diversi.

Un’unica soluzione in grado di gestire tutti i dati di un paziente, indipendentemente dalla fonte e dall’output che i dati devono avere, consente di ottimizzare il tempo degli operatori e di seguire il paziente in modo più personalizzato, poiché si hanno a disposizione, con un’unica interfaccia, tutte le informazioni che lo riguardano.

Un software unico garantisce una maggiore flessibilità e un aggiornamento costante, poiché non è necessario riportare ogni modifica su altri programmi che lavorano in parallelo.

Infine, gli output: avere un solo sistema permette analisi più precise e affidabili sui flussi di dati che riguardano diversi aspetti della vita del paziente.

Per l’azienda sanitaria misurare meglio significa avere a disposizione grafici e tabelle accurate. Questo a sua volta fa sì che si possa lavorare con una migliore programmazione.

Più tempo per i pazienti

Grazie all’intelligenza artificiale, oggi i software integrati sono in grado di eseguire l’analisi automatica di documenti clinici, alleggerendo il medico dal carico amministrativo e permettendogli di concentrarsi sul tempo di cura.

E l’intelligenza artificiale non si ferma solo ai referti: un sistema di chatbot, per esempio, può rispondere alle domande più comuni dei pazienti, senza gravare sulla segreteria o sul medico stesso, che interverranno solo nei casi più specifici.

Allo stesso tempo, la struttura potrà avere una panoramica dei chiarimenti più richiesti e migliorare la propria comunicazione.

Infine, un gestionale moderno permette di integrare le visite che avvengono fisicamente in ambulatorio con quelle erogate da remoto. I software permettono al medico di lavorare con la stessa interfaccia indipendentemente dal fatto che il paziente sia di fronte a lui o al proprio domicilio, in televisita, ottimizzando dunque il tempo passato al pc e dedicando minuti preziosi alla persona di cui si sta prendendo cura.