Gestire le liste di attesa con efficacia: come utilizzare data analytics e comunicazione strategica

Nel complesso scenario del sistema sanitario italiano, la gestione efficiente delle liste d'attesa rappresenta una sfida cruciale

Affrontare questa problematica con successo richiede un approccio integrato che sfrutti appieno sia gli strumenti tecnologici atti alla riorganizzazione dei flussi di lavoro sia le soluzioni di data analytics e di comunicazione strategica mirata. 

Business intelligence per migliorare le liste d’attesa

L'analisi approfondita dei dati, o data analytics, può essere considerata il fondamento per una gestione proattiva delle liste d'attesa. Infatti, attraverso la raccolta, l'elaborazione e l'interpretazione di dati specifici relativi ai tempi di attesa per singole prestazioni, alla frequenza delle richieste, alla distribuzione geografica dei pazienti, alle fasce d'età prevalenti e ai tassi di non presentazione, è possibile ottenere insight significativi sulle dinamiche sottostanti alle liste d'attesa. 

L’analisi predittiva, supportata da strumenti di Business Intelligence (BI), consente di identificare i punti critici nei percorsi assistenziali, prevedere flussi di domanda futuri e ottimizzare l'allocazione delle risorse umane e strumentali al fine di ridurre le liste d'attesa. 

Un aspetto importante da monitorare è l’appropriatezza prescrittiva, intesa come la capacità di garantire che ogni prestazione erogata sia effettivamente necessaria, adeguata rispetto alla condizione clinica del paziente e conforme alle linee guida. L’integrazione dell’analisi dei dati con sistemi di supporto alle decisioni può contribuire a ridurre la domanda inappropriata, evitando sovrautilizzo o sottoutilizzo di risorse e assicurando così un accesso più equo ed efficiente alle prestazioni sanitarie.

L'applicazione di algoritmi avanzati permette inoltre di definire criteri oggettivi per assegnare livelli di priorità ai pazienti all'interno delle liste d'attesa, garantendo un accesso equo e basato sulle reali necessità cliniche.

Migliorare la percezione dell’attesa attraverso la comunicazione strategica

La comunicazione efficace rappresenta un elemento imprescindibile della governance delle liste di attesa, in quanto incide direttamente su domanda, offerta e percezione del servizio. Agendo su questi tre livelli, essa favorisce l’adozione di comportamenti coerenti con i principi di equità, efficienza e appropriatezza. In questo contesto, la comunicazione non è un semplice supporto organizzativo, ma una vera e propria leva strategica di governo clinico e relazionale.

Molto utile è l’utilizzo di sistemi di notifica personalizzati, via email o SMS. Aggiornare i pazienti sullo stato della loro pratica genera 3 diversi benefici alla struttura sanitaria:

1. la riduzione dei mancati accessi (no-show), tramite il promemoria puntuale di date e orari delle prestazioni;
2. l’ottimizzazione delle agende, grazie alla possibilità di disdetta tempestiva delle prenotazioni;
3. un miglioramento nell’utilizzo delle risorse disponibili, minimizzando gli slot inutilizzati e favorendo una riallocazione efficace delle prestazioni.

Sfruttare il potenziale dei dati richiede piattaforme evolute

Internamente alle strutture sanitarie, una comunicazione efficace e trasparente sui dati relativi alle liste d'attesa e sulle strategie adottate per la loro riduzione è fondamentale per coinvolgere attivamente il personale medico e amministrativo. La condivisione di report periodici sulle performance, l'illustrazione degli obiettivi di miglioramento e i feedback degli operatori sanitari contribuiscono a creare un senso di responsabilità condivisa e a favorire l'adozione di pratiche più efficienti. 

Affinché la struttura sanitaria possa dar vita a una strategia efficace di gestione delle liste d’attesa, dunque, è necessario che adotti una soluzione tecnologica molto evoluta, in grado di trarre informazioni da dati strutturati; capace di valutare l’adeguatezza della singola prescrizione e confrontarla con i protocolli prescrittivi, in grado di gestire continuativamente la clinical governance e gli healthcare analytics.

Solo un partner specializzato come Maps Healthcare può rispondere in maniera complessiva e organica a tutte le esigenze, fornendo un unico strumento tecnologico evoluto.