Gestione dati ospedalieri: come usarli per monitorare processi e costi

La gestione e l’analisi dei dati può garantire alla struttura sanitaria contenimento delle spese e maggiore efficienza nell’erogazione dei servizi, con benefiche conseguenze in termini di redditività e reputazione. Questo approccio di portata strategica rilevante può essere affrontato attraverso la digitalizzazione dei processi, implementando idonee soluzioni in grado di integrarsi con i sistemi aziendali e raccogliere, analizzare e monitorare la grande quantità di informazioni, anche non strutturate, che ogni giorno le cliniche si trovano a gestire. Attraverso l’approfondimento dei dati è possibile capire quali siano i punti deboli della propria realtà, per intervenire adottando soluzioni ad hoc.

Come la gestione dei dati ospedalieri aiuta a risparmiare

Ogni giorno le strutture sanitarie raccolgono numerose informazioni sotto forma di testi, numeri e immagini di natura medica e amministrativa che, se trattate in modo adeguato, offrono un importante contributo alla lotta contro gli sprechi di risorse. Nell’ambito della gestione finanziaria di una clinica, infatti, oltre alle uscite indispensabili per la continuità operativa della struttura, si registrano voci di spesa che possono essere mitigate ridefinendo i processi a cui sono legate.

Per capire quali sono i nodi da sciogliere di questo sistema, è importante svolgere una valutazione oggettiva che può essere effettuata attraverso la data analytics. Attuando un’ottimale gestione dei dati ospedalieri, gli strumenti digitali, attraverso l’integrazione con i sistemi aziendali, permettono di monitorare con attenzione e costanza nel corso del tempo i processi.

Spese e fronti critici si possono annidare ad esempio nell’eccessiva burocrazia gestita in modo tradizionale allo sportello, metodologia che richiede alte spese per gli addetti, ma anche nell’eccessiva prescrizione di esami e percorsi terapeutici oltre che nell’attivazione di servizi che poi si rivelano non strategici e poco richiesti dalle persone. Problemi che oltre a ripercuotersi sulle casse delle cliniche hanno conseguenze anche sull’efficienza dei servizi. Intoppi dovuti ad adempimenti amministrativi, lentezza nell’operatività, attese e mancanza di un sistema di condivisione delle informazioni, possono rendere l’esperienza dei pazienti difficile, portando a una percezione della struttura come disorganizzata e inaffidabile.

Gestione dei dati ospedalieri: i vantaggi della digitalizzazione

Attraverso la tecnologia è possibile raccogliere e analizzare informazioni utili per capire in modo preciso quali voci di spesa nel bilancio della clinica sono superflue, e intervenire così in maniera strategica eliminando il fronte critico. Diventa possibile:

• avere maggiore trasparenza sui costi e sulla gestione del budget, individuando le spese più ingenti e quelle superflue;
• analizzare l’andamento delle prestazioni, comprendendo quali sono quelle più richieste e quelle invece meno erogate;
• valutare l’appropriatezza prescrittiva per individuare gli sprechi e le ridondanze nell’assegnazione di esami e terapie ai pazienti;
• verificare eventuali inefficienze del personale per capire come gestire meglio le attività, velocizzando le procedure e automatizzando le operazioni più routinarie attraverso l’impiego di strumenti innovativi;
• controllare le tempistiche nella gestione del personale e delle attese, per individuare eventuali ostacoli nei processi e rendere più snelli i flussi;
• approfondire il ritorno sugli investimenti effettuati, migliorando la redditività;
• effettuare una rendicontazione precisa agli enti pubblici di riferimento.

Questo approccio permette di rivoluzionare la gestione dei dati ospedalieri portando i vertici della struttura ad attuare una vera e propria data driven governance: le informazioni raccolte permetteranno di indirizzare in modo strategico le scelte e gli indirizzi operativi, fornendo punti di riferimento oggettivi per destinare budget in modo oculato, investire in ciò che davvero può portare benefici e non eccedere con costi non utili.

Ne deriverà una miglior gestione dei processi interni ed esterni, utile al raggiungimento di alti livelli di efficienza nelle performance, un miglior impiego del personale e maggiore efficacia nella relazione con i pazienti sia in ambito clinico che amministrativo, rendendo le persone più soddisfatte e portando nuove entrate alla struttura.