Guida alla scelta del software per il poliambulatorio: cosa considerare?

Dal punto di vista strategico, la gestione del poliambulatorio è molto complessa. Ci sono aspetti che riguardano il rapporto con il paziente, a partire dalla raccolta dei dati fino alla scelta delle modalità di comunicazione più efficaci, che si riflettono in un servizio più puntuale ed efficiente.

Ci sono poi questioni prettamente gestionali, come l’interscambio di dati in caso di poliambulatori dislocati in più sedi territoriali e il dialogo dei sistemi nell’approccio phygital (con strumenti fisici e digitali) con il paziente. Infine, vanno considerati anche aspetti più tecnici, legati alla manutenzione dei software e alla soluzione dei malfunzionamenti.

Nella scelta del software per il poliambulatorio è importante considerare con attenzione i diversi aspetti della gestione e puntare sulla soluzione che presenta strumenti in linea con le proprie esigenze e che, in pratica, è un alleato per semplificare tale complessità in modo efficace.

Software poliambulatorio per “organizzare” i dati

Una prima necessità riguarda il sistema di raccolta, organizzazione, aggiornamento e fruizione dei dati. Spesso, infatti, i dati presenti nei poliambulatori sono difformi per semantica e tipologia e frammentati perché, ad esempio, i dati anagrafici riferiti al paziente vengono trattati da diversi software nel processo clinico e nel processo contabile. Tale frammentarietà genera più svantaggi, a partire dai caricamenti multipli dello stesso dato che generano un margine di errore di inserimento più alto e una perdita di tempo da parte degli operatori.

Un approccio incentrato sul dato che utilizza software integrati per il poliambulatorio, permette di risolvere tale frammentarietà. Scegliendo il software giusto, dunque, è possibile ridurre il tempo di caricamento del dato da parte degli operatori del front office e disporre di un set di dati sempre aggiornato e più affidabile.

Software poliambulatorio per gestire più sedi, online e offline

Il secondo aspetto da considerare è la possibilità di migliorare la gestione del poliambulatorio quando si trova dislocato su più sedi territoriali e di massimizzare le opportunità date da una comunicazione multicanale con il paziente, che comprende quindi strumenti digitali accanto agli sportelli tradizionali.

Per quanto riguarda il primo aspetto, fra le problematiche più diffuse c’è la gestione dei dati nel processo dei laboratori di analisi, dalla raccolta dei campioni al referto. Con il software adatto è possibile gestire l’intero processo in modo digitale come se la sede fosse unica, garantendo uniformità e tracciabilità dell’intero processo. In questo modo, anche nel caso di poliambulatori dislocati in più sedi, è possibile certificare la qualità del processo (aspetto fondamentale per l’accreditamento con il SSN) e prevedere la firma digitale dei referti, anche da remoto.

Allo stesso modo, con il software adeguato si può affiancare alla modalità tradizionale di comunicazione con il paziente tramite sportello, anche un’ampia scelta di strumenti digitali che vanno incontro alle esigenze di una disponibilità più ampia del servizio da parte del paziente (i totem digitali sono sempre aperti ed i chatbot sono sempre disponibili) e alleggeriscono la pressione sul front office, mantenendo integrati tutti i sistemi in ottica phygital.

Software poliambulatorio: più soluzioni, un unico responsabile del dato

Infine, una terza questione da valutare riguarda la manutenzione, gli aggiornamenti e la soluzione dei problemi di tipo informatico.

Esistono molti software diversi per la gestione dei processi sanitari, amministrativi e organizzativi, ognuno con le proprie caratteristiche e finalità per assolvere la funzione di una specifica “catena” dell’intero processo. Questa varietà, però, implica una difformità anche quando sono necessari aggiornamenti tecnologici e, soprattutto, impone più passaggi nel caso di malfunzionamento per individuare il problema e risolverlo.

Scegliere dei software per poliambulatorio che possano essere gestiti da un unico partner tecnologico, che diventa dunque unico responsabile del dato, rappresenta un enorme vantaggio gestionale e organizzativo. Utilizzare software disponibili attraverso sistemi interoperabili e modulabili rende più fluida la manutenzione “ordinaria” e più rapida ed efficace la risoluzione di un malfunzionamento, a beneficio dell’organizzazione interna e del livello di servizio reso al paziente.